Verfahrensordnung

Verfahrensordnung zu unserem Beschwerdesystem für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzungen nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) 

1. Welche Art von Beschwerden können gemeldet werden? 

Über unser LkSG-Beschwerdeverfahren können menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten in unserem eigenen Geschäftsbereich sowie in denen unserer unmittelbaren Zulieferer gemeldet werden. 

Welche Risken und Pflichten das genau sind, ergibt sich aus § 2 Abs. 2 - 4 des LkSG. 

Zu menschenrechtlichen Risiken zählen unter anderem das Verbot von Kinderarbeit, der Schutz vor Sklaverei und Zwangsarbeit, die Freiheit von Diskriminierung, der Schutz vor widerrechtlichem Landentzug, der Arbeitsschutz und damit zusammenhängende Gesundheitsgefahren, das Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns, das Recht, Gewerkschaften bzw. Arbeitnehmerinnen- und Arbeitnehmervertretungen zu bilden, das Verbot der Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung oder Gewässerverunreinigung und der Schutz vor Folter. Es ist die Pflicht der Unternehmen diese Verbote einzuhalten.

Umweltbezogene Risiken werden berücksichtigt, wenn sie zu Menschenrechtsverletzungen führen (z. B. vergiftetes Wasser) und wenn es darum geht, Stoffe, die für Mensch und Umwelt gefährlich sind, zu verbieten. Das LkSG greift bestimmte umweltbezogene Pflichten aus drei internationalen Übereinkommen auf, die Unternehmen einzuhalten haben: das Übereinkommen von Minamata über Quecksilber, das Stockholmer Übereinkommen über persistente organische Schadstoffe und das Basler Übereinkommen über die grenzüberschreitende Verbringung gefährlicher Abfälle und ihre Entsorgung. Auch Verletzungen der umweltbezogenen Pflichten werden durch die Kontrollbehörde sanktioniert. 

Unser eigener Geschäftsbereich umfasst hierbei jede Tätigkeit von uns sowie solche einer Vielzahl unserer verbundenen Unternehmen zur Erreichung unseres Unternehmensziels, d.h. jede Tätigkeit zur Erbringung der von uns angebotenen Dienstleistungen. Die Geschäftsbereiche unserer unmittelbaren Zulieferer umfassen die Tätigkeiten unserer direkten Vertragspartner, deren Zulieferungen zur Erbringung und Inanspruchnahme der von uns angebotenen Dienstleistungen notwendig sind. Dazu gehören z.B. Reisebüros, Fluggesellschaften, Incoming Agenturen und Hotels. 

2. Wer kann Beschwerden melden? 

Unser Beschwerdeverfahren steht neben unseren eigenen Beschäftigten, Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden auch für ehemalige Mitarbeitende, Anwohner uns sonstige direkt oder indirekt Betroffene sowie deren Vertreter offen. 

Wir möchten jeden herzlich dazu ermutigen, potenzielle Risiken und Verstöße in diesem Zusammenhang zu melden – auch bei zunächst geringfügigem Verdacht. Eingehende Hinweise sind eine wertvolle Ergänzung zu unseren bestehenden Maßnahmen und helfen uns, Risiken und Verstöße frühzeitig zu erkennen und gezielt zu handeln. 

Es besteht die Möglichkeit, Beschwerden anonym zu übermitteln. 

3. Wie können Beschwerden gemeldet werden? 

Hinweisgebende Personen haben die Möglichkeit, folgende Beschwerde Kanäle zu nutzen: 

• Webseitenbasiertes Kontaktformular auf unserer Unternehmenswebseite: Kontakt 
• E-Mail-Adresse: compliance@schauinsland-reisen.de 
• Per Post an: 

Schauinsland-Reisen GmbH
Nachhaltigkeitsmanagement
Stresemannstraße 80
47051 Duisburg

Eine Beschwerde kann auf Deutsch, Englisch oder Spanisch verfasst werden. 

Unsere Beschäftigten haben zudem die Möglichkeit die zuständigen Kollegen und Kolleginnen (zu Zuständigkeiten s.u.) persönlich anzusprechen oder eine Beschwerde oder einen Hinweis über unsere interne Meldestelle im lokalen Intranet einzureichen. 

Das Verfahren ist mit keinerlei Kosten verbunden. 

4. Wer bearbeitet die Beschwerden bei Schauinsland? 

Mit der Umsetzung und Überprüfung der Sorgfaltspflichten nach dem LkSG und damit auch der Einrichtung und Betreuung des Beschwerde Verfahrens sowie der Bearbeitung eingegangener Beschwerden ist unser Team „Nachhaltigkeitsmanagement“ betraut.

Die Kolleginnen und Kollegen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, sie handeln bei der Bearbeitung eingehender Beschwerden unparteiisch sowie unabhängig und sind an Weisungen nicht gebunden. 

Bei allgemeinen Fragen zum Beschwerdeverfahren, Anregungen, Kritik oder sonstigen Nachhaltigkeitsthemen erreichen sie die zugehörigen Kollegen und Kolleginnen unter nachhaltigkeit@schauinsland-reisen.de. 

5. Ablauf des Beschwerde Verfahrens

   
   a) Eingang der Beschwerde oder des Hinweises & Zuständigkeitsprüfung 

   Im Anschluss an den Eingang Ihrer Beschwerde prüfen wir zunächst, ob Ihre Beschwerde sich inhaltlich auf geschützte Rechtspositionen nach dem LkSG bezieht und schlüssig ist. Ist dies der Fall erhalten Sie innerhalb von sieben Werktagen eine Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene E-Mailadresse bzw. Ihre Postanschrift. 

   Andernfalls leiten wir Ihre Beschwerde, soweit möglich, an den zuständigen Fachbereich weiter, der sich sodann mit Ihnen in Verbindung setzen wird oder geben Ihnen eine kurze Rückmeldung inklusive Begründung, warum wir der falsche Adressat für Ihr Anliegen sind.  Eine Eingangsbestätigung bzw. Rückmeldung ergeht nicht, falls Sie sich für eine anonyme Meldung entschieden haben.

   b) Prüfung der Beschwerde oder des Hinweises & Klärung des Sachverhalts

   Sodann prüfen wir Ihre Beschwerde bzw. Ihren Hinweis inhaltlich und legen das weitere Verfahren und die Zuständigkeiten innerhalb des Teams fest. 

   Sofern dies notwendig und möglich ist, kontaktieren wir Sie zur gemeinsamen ergänzenden Erörterung des Sachverhalts.

   Die erste Bewertung Ihrer Meldung kann entweder zur Einleitung einer internen Untersuchung führen oder zur Schließung der Meldung, wenn keine Hinweise auf Verstöße oder Fehlverhalten vorliegen und somit kein weiterer Untersuchungsbedarf besteht. 

   Im Falle einer internen Untersuchung informieren wir Sie über den Status Ihrer Meldung und die weiteren Verfahrensschritte. 

   Bei der Schließung Ihrer Meldung informieren wir Sie über den Grund hierfür. Sie haben ab diesem Zeitpunkt 30 Werktage Zeit hierzu Stellung zu nehmen, in deren Folge das Verfahren aufgrund neuer Erkenntnisse wieder aufgenommen werden kann. 

   c) Erarbeitung einer Lösung im Austausch mit der hinweisgebenden Person

   Unser Nachhaltigkeitsteam bindet sofern erforderlich und immer unter Wahrung der Vertraulichkeit Ihrer Identität weitere Interessengruppen und Fachbereiche bei der Aufklärung Ihrer Beschwerde und der Festlegung weiterer Ermittlungsschritte ein. 

   Aus den im Verfahren erlangten Erkenntnissen werden zu ergreifende Maßnahmen abgeleitet. Dies erfolgt, wenn möglich und zweckmäßig im Austausch mit Ihnen. Sie werden im gesetzlich zulässigen Rahmen über den Verfahrensstand informiert, insbesondere dann, wenn wir zu neuen Erkenntnisse gelangt sind. 

   d) Umsetzung von Abhilfemaßnahmen & abschließende Information der hinweisgebenden Person

   Die vereinbarten Abhilfemaßnahmen werden umgesetzt und nachverfolgt. Auch hierüber informieren wir Sie transparent mit einer abschließenden Information, sofern uns dies möglich ist. Die abschließende Information ergeht, soweit möglich, innerhalb von drei Monaten ab der Eingangsbestätigung, die Sie erhalten. 

   Sie haben ab diesem Zeitpunkt 30 Werktage Zeit hierzu Stellung zu nehmen, in deren Folge das Verfahren aufgrund neuer Erkenntnisse wieder aufgenommen werden kann. Geschieht dies nicht, wird Ihre Meldung endgültig geschlossen.

   e) Wirksamkeitsüberprüfung

   Die Wirksamkeit des Verfahrens wird jährlich und anlassbezogen überprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen. 

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Schritten erfüllen wir kontinuierlich unsere gesetzlichen Dokumentationspflichten unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität. 

6. Wie wird wirksamer Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde gewährleistet?

Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen tolerieren wir in keiner Weise. 

Unabhängig davon, ob sich der in der Meldung geschilderte Sachverhalt bestätigt, werden weder Disziplinarmaßnahmen noch andere nachteilige Folgen akzeptiert. 

Zum Schutz hinweisgebender Personen werden im Einzelfall und im Einflussbereich von Schauinsland konkrete Maßnahmen ergriffen, mit denen die Personen rechnen müssen, die hiergegen verstoßen. 

7. Datenschutz

Schauinsland verpflichtet sich, die geltenden Gesetze zum Datenschutz einzuhalten. 

Stand Oktober 2024